Faturayı değil, hikâyeyi yönet

Eşya faturası dışı ama kıymet içi:

Kıymet riski çoğu zaman “ithalat anı”nda doğmuyor. İthalat anı sadece bir fotoğraf; asıl film çok daha önce yazılmış oluyor.

* Royalty / lisans / marka bedeli: “ürünle ilgili mi ve satış koşulu mu?”

En çok tartışma çıkaran kalemlerden biri. Karmaşıklaşabiliyor çünkü sözleşmeler uzun ve teknik, ödeme bazen farklı bir grup şirketine yapılabiliyor, bazen “hizmet” olarak tanımlanıyor, çoğu zaman da ithalattan çok sonra fatura ediliyor.

Pratik test şu:Bu ödeme olmasa bu ürünü aynı şartlarla satın almak mümkün mü?

Cevap “hayır”a yaklaşıyorsa, kıymet başlığı kendiliğinden masaya gelir.

* Komisyon: “hangi rolün bedeli?”

Önemli olan şu: Komisyon kimin adına, hangi işe karşılık, hangi sözleşme ile ödeniyor?

Bu net değilse, hem risk hem gereksiz maliyet durumu oluşur.

Gider kime ve ne için ödeniyor?

Gümrük kıymetine giren ödemeler, satıcıya veya satıcı yararına yapılan ve satışın koşulu olan bedellerdir. Bu sebeple bu konuda yapılacak değerlendirme risk veya fırsat alanını netleştirir.

* Asistler: “satıcıya sağlanan bedelsiz / düşük bedelli katkı var mı?”

Kalıp, aparat, parça, yazılım, teknik çizim, mühendislik / geliştirme çalışması…

Ürün üretimine ilişkin sağladığınız bir katkı varsa ve bu bedel faturada yer almıyorsa risk büyür.

İşin zor tarafı şu: Bu giderler çoğu zaman ithalattan çok önce, proje aşamasında ya da çok sonra, proje kapanışında ortaya çıkar. Bu nedenle “bilmiyorduk” savunması zayıf kalır; çünkü bu giderler genellikle proje kurgusunda zaten bellidir.

* Navlun / sigorta: “Incoterms ile beyan aynı mı?”

Bazen en basit hata en pahalıya döner.

CIF gibi görünüp iki kez eklenmiş; sigorta “bizde” denmiş ama poliçe veya muhasebe kayıtları başka söylüyor olabilir.

Gümrük Müfettişlerince yerinde gerçekleştirilen Sonradan Kontrol denetimleri sadece beyanname ve eklerine bakarak karar vermez; çoğu zaman resmin şu parçalarına da bakar:

* Sözleşmeler (satış, lisans, hizmet, dağıtım)

* Para akışı (kim kime ne ödüyor)

* Muhasebe kayıtları (hangi hesaplarda takip ediliyor)

* Aynı tedarikçi ve üründe zaman içindeki fiyat davranışı

Bir yerde kopukluk varsa tartışma başlar.

Kopukluk yoksa, dosya “kendini anlatır”.

Pratik öneri: “tek sayfalık kıymet hikâyesi” oluşturun

Kıymet riskini azaltmanın en hızlı yolu, hikâyeyi netleştirmektir.

İşe yarayan yaklaşım şu:

Her kritik ithalat modeli için (özellikle grup içi işlemler, lisanslı ürünler, proje işleri, yeni ürünler) bir sayfalık bir “kıymet hikâyesi” çıkarın:

* Satın alma modeli (kimden alıyoruz, hangi şartlarla)

* Incoterms + ödeme akışı (kim ödüyor, neyi ödüyor)

* Varsa royalty / komisyon / asist (neye ve hangi sözleşmeye bağlı)

* Sonradan gelebilecek kalemler (rebate, proje kapanışı, ek hizmetler)

Bu tek sayfa hem şirket içinde hizalama sağlar hem de denetimde “tutarlılık” omurgası olur.

⸻

İç denetim için 10 soruluk kıymet checklist’i

Aşağıdaki sorular “detaya boğmadan” risk taraması yapar.

2–3 tanesi bile net değilse, bu konu bir gün mutlaka masaya gelmeye adaydır.

1. Royalty / lisans / marka / hizmet adıyla düzenli ödeme var mı? Kime, hangi sözleşmeyle?

2. Üretime katkı var mı: kalıp, aparat, çizim, yazılım, mühendislik / geliştirme? Bedeli nerede izleniyor?

3. “Hizmet” faturası içinde aslında ürünle bağlantılı bir kalem olabilir mi?

4. İskonto / rebate / bonus var mı? Şartı yazılı mı, izahı hazır mı?

5. Komisyon var mı? Rol tanımı net mi; alıma mı, satışa mı ilişkin?

6. Incoterms ne? Navlun / sigorta ekleri beyanla birebir uyumlu mu?

7. Grup içi işlem mi? Transfer fiyatlandırması yaklaşımı ile kıymet beyanı çelişiyor mu?

8. Sonradan gelen faturalar var mı? (özellikle proje kapanışında) Kıymet bağlantısı değerlendirildi mi?

9. Aynı ürün / tedarikçide fiyatlar çok oynuyor mu? Ticari gerekçe dosyada var mı?

10. “Bu ithalatın hikâyesini anlat” denirse hazır mıyız?

Aslında gümrük işlemlerinin bu en riskli alanlarında riski minimize etmenin yöntemi oldukça net. Eskiden kâğıt ortamında olduğu için daha görünür olan, bugün elektronik ortamda yürütülen kıymet bildirim formu sistematiğinin gerçekten takip edilmesi gerekiyor.

“Bu sadece bir form değil, eşyanın kıymet hikâyesini anlatır.”